Home › Artikelen ›

Robotic Process Automation (RPA) heeft in de zorgsector het potentieel om financiële processen fundamenteel te transformeren. Maar succesvolle implementatie van RPA vereist meer dan technologie alleen. Het is een organisatiebrede inspanning waarin verschillende rollen en disciplines samenwerken om waarde te realiseren. 

Voor financieel managers die de potentie van RPA willen benutten, is inzicht in deze rollen en de juiste positionering binnen de organisatie cruciaal. Daarnaast is een gedeelde visie met het zorgmanagement over de noodzaak en kansen van RPA een eerste, maar essentiële stap. 

De cruciale rollen binnen een RPA-traject 

1. Executive Sponsor
Deze rol wordt vaak vervuld door een lid van het managementteam, bijvoorbeeld de CFO of directeur bedrijfsvoering. De sponsor faciliteert middelen, geeft richting en draagt het belang van RPA uit binnen de organisatie. Zonder actieve betrokkenheid van het topmanagement heeft een RPA-project weinig kans op succes. 

2. RPA Coördinator/Projectleider
Verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het project. Deze persoon bewaakt planning, budgetten en de afstemming tussen IT, financiën en andere betrokken afdelingen. In de zorg is het belangrijk dat deze rol ook de impact op zorgprocessen begrijpt. 

3. Process Owner
De manager of coördinator die verantwoordelijk is voor het proces dat geautomatiseerd wordt. Deze rol levert input over procesvarianten, uitzonderingen en compliance-eisen en is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van het resultaat. 

4. RPA Developer / IT Specialist
Technische experts die de bots ontwikkelen, testen en implementeren. Zij zorgen dat de automatisering robuust en schaalbaar is en dat deze naadloos integreert met bronregistratie in applicaties zoals SDB, ONS, HiX of Pluriform, de financiële administratie (AFAS of Exact) en het declaratieplatform VECOZO. 

5. Change Manager
Verandermanagement is essentieel om adoptie te bevorderen. Deze rol zorgt voor communicatie, training en het wegnemen van weerstand, zodat medewerkers de nieuwe manier van werken omarmen.  

6. Compliance Officer/Auditor
De compliance-functie binnen de organisatie waarborgt dat de RPA-oplossingen voldoen aan wet- en regelgeving, zoals de NZa-richtlijnen en AVG. Zij controleren de audit trails en zorgen dat processen transparant en controleerbaar zijn.

Waarom een multidisciplinaire aanpak cruciaal is 

In de zorgsector zijn registratie- en declaratieprocessen in de verschillende systemen verweven met de grote hoeveelheid van data met persoonsgevoelige informatie om te voldoen aan wet- en regelgeving en kwaliteitsaspecten. Eenzijdige focus op IT of financiën alleen leidt tot suboptimale resultaten. Door samenwerking tussen financiën, IT, kwaliteit, compliance en de bedrijfsvoering ontstaat een compleet beeld en een duurzame oplossing. 

Gedeelde visie voor toepassen RPA: een pragmatische aanpak

1. Focus op bedrijfswaarde
Vertaal RPA naar concrete business cases:

• Hoeveel tijd bespaart het?
• Welke compliance risico’s worden gereduceerd?
• Wat is de impact op cashflow en liquiditeit? 

Gebruik duidelijke KPI’s zoals verlagen van debiteurenpositie, minder fouten door te werken volgens principes zoals ‘First Time Right’ en snellere rapportagecycli. 

2. Demonstraties en pilots 
Organiseer een workshop of een pilot waarbij (kleinschalig) een specifiek proces wordt geautomatiseerd. Dit maakt de voordelen tastbaar en neemt mogelijke scepsis weg over de vraag of het technisch en praktisch haalbaar is.

3. Risico’s en mitigatie 
Behandel mogelijke bezwaren zoals IT-complexiteit, kosten en veranderweerstand door concrete mitigaties te presenteren. Denk aan het inrichten van een RPA werkgroep en duidelijke governance.

4. Benchmarking en best practices
Toon voorbeelden uit de zorgsector waar RPA succesvol is toegepast. Dit versterkt het vertrouwen dat RPA ook binnen de eigen organisatie een succes wordt. 

Succesfactoren in de praktijk 

• Heldere rolverdeling: Onduidelijkheid leidt tot vertraging en faalkosten. Documenteer verantwoordelijkheden helder. 
• Continu stakeholdermanagement: Blijf management en eindgebruikers betrekken gedurende het hele traject. 
• Iteratieve aanpak: Begin klein, leer snel en schaal op. 

RPA is een krachtige hefboom voor financiële transformatie in de zorg, maar geen “plug-and–play” oplossing. Het succes hangt af van een goed samenspel van rollen en een gedegen overtuigingsstrategie richting management. Voor de financials in de zorg is het essentieel deze dynamiek te beheersen om maximale impact te realiseren. 

Wilt u meer weten over RPA? 

• Lees onze whitepaper: RPA in de zorgsector – Klaar voor slimme zorg?
• Of schrijf u in voor het webinar over dit onderwerp op 18 & 24 september: Meer handen aan het bed dankzij RPA & AI? En ontdek hoe het écht kan!

Wilt u vrijblijvend in gesprek over de mogelijkheden van RPA in uw organisatie? Neem dan contact op met Timo Hornis (Verstegen Onderzoek & Advies Publieke Sector) via voaps@verstegenaccountants.nl / +31 (0)6 5391 8475 of met Wilbert van Leeuwen (Peacock) via wilbert@peacock-ia.nl / +31 (0)6 3011 9149 / Robotic Process Automation – Peacock

Lees ook:
Robotic Process Automation in de zorg
Robotic Process Automation in de zorg verbindt systemen

Terug naar overzicht