Home › Artikelen ›

Waarom Robotic Process Automation de financiële functie in de zorgsector transformeert

Toenemende administratieve lasten, strengere compliance-eisen en personeelstekorten zorgen voor structurele overbelasting van financiële teams. Het handmatig verwerken van declaraties, facturen en interne rapportages blijft een grote tijdvreter – ondanks investeringen in het systeemlandschap.

Veel zorgorganisaties gebruiken applicaties zoals Exact, AFAS, HiX, SDB, ONS of Pluriform, gecombineerd met talloze Excel-sheets. Maar deze applicaties communiceren vaak niet naadloos met elkaar. Het resultaat: medewerkers voeren nog steeds repetitieve handelingen uit zoals het overtypen van gegevens of het controleren van bestanden.

De vraag is: hoe kunnen financiële afdelingen deze inefficiëntie doorbreken zonder tonnen/miljoenen te investeren in nieuwe systemen? Het antwoord ligt in het robotiseren van taken: Robotic Process Automation (RPA).

Wat is RPA – en waarom is het meer dan een extra tool?

RPA is een technologie die software-robots inzet om repetitieve, op regels gebaseerde taken uit te voeren. Het grote verschil met traditionele automatisering? RPA werkt over alle bestaande applicaties heen, zonder dure aanpassingen of integraties.

Waar ERP-systemen zoals AFAS of Exact vaak slechts één deel van het proces optimaliseren, zorgt RPA ervoor dat de volledige keten wordt geautomatiseerd. Een RPA-bot kan:

• Data ophalen uit bronregistratie in het EPD/ECD en combineren met financiële gegevens uit AFAS of Exact.
• Factuurregels controleren op basis van data in de bronregistratie.
• Automatisch rapportages genereren voor sturingsinformatie en compliance-toetsen.

RPA is daarmee geen geïsoleerde oplossing, maar een strategische laag over al uw applicaties heen.

Concrete voordelen voor de financiële functie in de zorg

1. Declaraties en facturatie versnellen
RPA-bots beoordelen cliënt- en declaratiegegevens en voeren validatie-stappen uit voordat de declaraties automatisch ingediend worden – foutloos en binnen seconden. Waar deze processen nu nog grotendeels handmatig verlopen, brengt de RPA-bot hier een grote versnelling. We adviseren op dit moment om altijd een ‘human in the loop’ aan te brengen om de handelingen van de RPA-bots te controleren.

2. Automatische factuurmatching
RPA-bot vergelijkt factuurregels met inkooporders in het ERP-systeem, zonder menselijke tussenkomst zodat inzichtelijk is of er niet teveel wordt betaald. Zodra er afwijkingen worden geconstateerd, krijgt een van de teamleden daar een melding van ter opvolging.

3. Rapportages en audits vereenvoudigen
In maandafsluitingen, liquiditeitsprognoses en compliance-checks kunnen robots 24/7 doorwerken. Door daar eenvoudig werk te automatiseren, neemt de tijdsdruk sterk af en krijgt de financial in de zorg ruimte om bezig te zijn met complexere werkzaamheden en verbetermogelijkheden.

Waarom dit nu belangrijk is

Hoge kosten, lage marges en een toenemende administratieve last vragen om innovatieve manieren om handmatig werk te robotiseren. Met RPA realiseren zorgaanbieders efficiëntie, compliance en kostenbesparing, zonder dat het hele IT-landschap overhoop moet.

Veelgehoorde misvatting: “We hebben al een ERP-systeem.”

ERP-systemen zoals AFAS of Exact zijn cruciaal, maar dekken nooit het volledige proces af. Denk aan uitzonderingen, neventaken of koppelingen met externe partijen. Hier vult RPA het gat – zonder extra IT-complexiteit en afhankelijkheid van softwareleveranciers.

Hoe start u met RPA in de zorg?

1. Identificeer processen met hoog volume en herhaling (bijvoorbeeld factuurcontrole, registratie- en declaratiecontroles, verwijzingen, cliëntaanmeldingen, machtigingsaanvragen of andere onderdelen binnen de zorglogistiek)
2. Begin klein, schaal slim – kies een pilot die snel meetbaar resultaat oplevert.
3. Werk samen met een partner die zorgprocessen en compliance begrijpt – denk aan AVG, NEN7510 en specifieke IT-integraties.

Verstegen en Peacock zijn strategische partners en helpen zorgorganisaties met een bewezen aanpak: van procesanalyse tot implementatie met een schaalbare RPA-roadmap.

RPA is geen extra softwaretool, maar een strategische laag die financiële processen versnelt, fouten elimineert en capaciteit vrijmaakt voor taken die waarde toevoegen.

Wilt u ontdekken welke processen in uw organisatie direct geschikt zijn voor RPA? 

• Lees onze whitepaper: RPA in de zorgsector – Klaar voor slimme zorg?
• Of schrijf u in voor het webinar over dit onderwerp op 18 & 24 september: Meer handen aan het bed dankzij RPA & AI? En ontdek hoe het écht kan!

Wilt u vrijblijvend in gesprek over de mogelijkheden van RPA in uw organisatie? Neem dan contact op met Timo Hornis (Verstegen Onderzoek & Advies Publieke Sector) via voaps@verstegenaccountants.nl / +31 (0)6 5391 8475 of met Wilbert van Leeuwen (Peacock) via wilbert@peacock-ia.nl / +31 (0)6 3011 9149 / Robotic Process Automation – Peacock

Lees ook:
Robotic Process Automation in de zorg
Rollen en verantwoordelijkheden bij RPA-implementaties in de zorg

Terug naar overzicht