Meer overzicht en gemak dankzij een digitale administratie

juni 2, 2026

Redactie

Voor PEP Groep, een praktijk voor geestelijke gezondheidszorg, was het duidelijk: de administratie moest slimmer, gebruiksvriendelijker en minder foutgevoelig. De praktijk werkte voorheen met andere programma’s en verrichte handmatige stappen in Excel wat veel tijd kostte. De overstap naar ‘de digitale straat’ bracht daar verandering in. Financieel medewerker Nancy Doon deelt haar ervaring.

“Voorheen moesten we facturen handmatig exporteren uit ons EPD en bewerken in Excel. Dat was niet alleen tijdrovend, maar ook heel foutgevoelig,” vertelt Nancy. “Ik wist dat dit proces veel slimmer en efficiënter kon.”

Alles met elkaar verbonden
PEP Groep koos heel bewust voor onze digitale straat en stapte over van accountantskantoor. Met Exact Online als basis en slimme koppelingen zoals Basecone, WeFact en Nmbrs werd de volledige financiële administratie onderdeel van één geïntegreerd proces. “Wat voor mij een groot verschil maakt is dat alles nu met elkaar verbonden is,” legt Nancy uit. “Facturen komen automatisch binnen, worden geautoriseerd en staan direct op de juiste plek in Exact Online. Dat scheelt enorm veel tijd en denkwerk. Ook hoef je niet meer na te denken over waar iets staat of wat je nog moet doen. Het systeem helpt je daarin.”

Een implementatie zonder gedoe
De overstap naar een digitale administratie kan spannend zijn, zeker als je zelf niet technisch bent. Juist daarom was de begeleiding van Verstegen zo belangrijk voor PEP Groep.
“Ik ben zelf niet technisch,” zegt Nancy. “En dat hoefde ook helemaal niet. Alles werd door Verstegen ingericht en uitgelegd. De koppelingen, de sjablonen met een mooie layout, de conversie: het stond gewoon klaar. Echt ontzorging.”

De implementatie duurde ongeveer twee maanden. Daarna kon PEP Groep direct aan de slag. “Na de conversie werkte alles gewoon. Je kon gelijk zien dat het klopte. Zo had ik meteen mijn debiteuren goed in beeld, de verkoopfacturen waren ingericht, de inkoopfacturen stonden al in het systeem en de betaalgegevens stonden direct correct ingevuld. Dat gaf een vertrouwd gevoel.” Nancy vervolgt: “Ook kon ik zo meteen aan de slag met de jaarrekening. Het scheelde veel tijd in de voorbereiding.”

Dat zorgt niet alleen voor tijdwinst, maar ook voor meer werkplezier. “Je bent bezig met je vak, in plaats van met ‘gedoe’.”

Gebruiksvriendelijk en toekomstgericht
Exact Online speelt daarin een grote rol. “Ik heb met verschillende pakketten gewerkt, maar Exact Online vind ik echt overzichtelijk,” vertelt Nancy. “Het programma is logisch opgebouwd, koppelt makkelijk met andere systemen en is heel gebruiksvriendelijk.” Daarnaast geeft Nancy aan dat als één iemand binnen de organisatie het programma snapt, je het gemakkelijk een tweede persoon kan leren.

De digitale straat biedt bovendien ruimte voor doorontwikkeling, zoals rapportages en dashboards. “Nu gebruiken we het vooral voor monitoring van maand- en kwartaalcijfers, maar in de toekomst zie ik daar nog veel meer mogelijkheden.” Zo is Verstegen bezig met het optimaliseren van de rapportagetool, zodat inzichten mooi en duidelijk visueel worden weergegeven.

Samenwerken met Verstegen
Naast de techniek heeft ook de samenwerking bijgedragen aan een goede implementatie. “De werknemers zijn toegankelijk, denken mee en reageren snel. Dat voelt prettig.” Nancy stelde ook op prijs dat een collega van Verstegen tijd vrij maakte om samen met haar door Nmbrs te gaan, een programma dat zij nog niet kende. “Numbrs is eveneens vrij makkelijk, maar je moet toch weten waar alles zit en fijn dat ik daarbij geholpen werd.”

Volgens Nancy laat Verstegen zien dat een accountantskantoor helemaal niet ‘stoffig’ hoeft te zijn. “Er wordt continu gekeken hoe dingen slimmer en efficiënter kunnen. Dat past goed bij de PEP Groep.” “En je merkt dat de lijnen kort zijn bij Verstegen. We hadden bijvoorbeeld een vraag die niets met de digitale straat te maken had, maar dat HR gerelateerd was. Er werd meteen geschakeld met iemand van Verstegen HRM waardoor we snel terugkoppeling hadden.”

Of Nancy andere organisaties zou aanraden om hun administratie te digitaliseren via de digitale straat? “Ja, absoluut. Je krijgt meer grip, en je weet dat er kundige mensen met je meekijken. Dat tilt je organisatie naar een hoger niveau.” Nancy volgt: “Mochten organisaties twijfelen, dan zou ik ze graag uitnodigen om het eens bij ons te komen bekijken. Dan kun je met je eigen ogen zien wat het PEP Groep heeft opgeleverd!”

Nieuwsgierig hoe de digitale straat uw financiële administratie efficiënter inricht? Neem vrijblijvend contact op met Job-Adrie van der Laan. Wij helpen u graag verder!

v.l.n.r. Nancy (Senior financieel medewerker), Eric (backoffice medewerker) en Petra (frontoffice medewerker).